A Associação Brasileira de Eventos (ABRAFESTA) encomendou à StaffPRO (plataforma de contratação de serviços para eventos), que em parceria com o Portal Radar, realizou uma pesquisa para mapear as demandas, desafios e serviços críticos enfrentados pelos organizadores de eventos na região Sudeste do Brasil. A análise, baseada em um questionário enviado a uma amostra representativa de produtores de eventos, oferece uma visão aprofundada do mercado regional.
A pesquisa contou com a participação de organizadores de eventos de todo o Brasil, focando na região Sudeste devido ao volume adequado de respostas recebidas. O questionário foi elaborado para capturar informações detalhadas sobre os principais desafios, serviços críticos, métodos de contratação e fatores de influência na escolha de fornecedores.
Os principais desafios na organização de eventos incluem a gestão do orçamento (36,1%), a busca por fornecedores confiáveis (19,3%), a gestão de equipe (14,8%), a logística (11,4%) e o marketing (9,2%). Ferramentas de controle financeiro, negociações favoráveis com fornecedores, construção de uma rede de fornecedores através de feiras e eventos, reuniões regulares, delegação clara de responsabilidades, treinamentos de liderança, cronogramas detalhados, inventários atualizados e parcerias com empresas de transporte local são estratégias recomendadas para enfrentar esses desafios.
Os serviços críticos para o sucesso dos eventos são a alimentação (30,8%), o som e iluminação (22%), a segurança (14,3%), a limpeza (8,8%) e o transporte (11%). A pesquisa ainda mostrou que investir em fornecedores confiáveis para diversificar o menu, assegurar um serviço eficiente, utilizar equipamentos de ponta, contar com suporte técnico, contratar empresas de segurança experientes, desenvolver planos de emergência detalhados, manter uma equipe de limpeza eficiente e estabelecer parcerias com empresas de transporte local são práticas essenciais.
Os métodos de contratação de prestadores de serviços mais utilizados são as indicações (71,4%), as agências especializadas (17,5%), as redes sociais (6,3%) e outros métodos (4,8%), como plataformas especializadas e eventos de networking. A confiança em recomendações de colegas e parceiros é predominante, e as agências especializadas são escolhidas pela capacidade de oferecer serviços completos e personalizados.
Os principais fatores de influência na escolha de prestadores de serviços são a qualidade do serviço (37%), o preço (21,7%), a reputação (18,8%), o tempo de resposta (13,8%) e a flexibilidade (8,7%).
Esta pesquisa proporciona uma visão abrangente dos desafios, necessidades e preferências dos organizadores de eventos na região Sudeste do Brasil, com foco particular em São Paulo. As informações obtidas permitem que empresas e profissionais do setor desenvolvam estratégias mais eficazes, aprimorem a qualidade de seus serviços e alavanquem novas oportunidades de negócio.
Ricardo Dias, presidente da ABRAFESTA, comenta: “Os resultados desta pesquisa destacam a importância de investir em qualidade, confiabilidade e inovação para atender às expectativas de um mercado dinâmico e em constante evolução. Enquanto uma Associação preservarmos em contribuir e nos dedicar em oferecer um suporte contínuo e qualificado para o setor de eventos. Através de iniciativas como esta pesquisa, pretendemos não apenas identificar as necessidades e desafios dos organizadores, mas também construir e manter nossa posição como uma fonte de informação indispensável e confiável no mercado e para os nossos associados“.
A ABRAFESTA reforça a importância de continuar monitorando o mercado e adaptando suas práticas para proporcionar um suporte cada vez mais eficaz aos organizadores de eventos na região Sudeste.
